ভার্চুয়াল ডেটা রুম (VDR) এর সংজ্ঞা, ব্যবহার এবং বিকল্প, ডেটা রুম বৈশিষ্ট্য, 2024 সালে সেরা 10 ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রদানকারী Virtual Data Room Definition, Uses In Bengali
ভার্চুয়াল ডেটা রুম কি (What Is a Virtual Data Room)
একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম (ভিডিআর), এটি একটি ডিল রুম নামেও পরিচিত, নথি সংরক্ষণ এবং বিতরণের জন্য একটি নিরাপদ অনলাইন সংগ্রহস্থল। এটি সাধারণত কোম্পানির ডকুমেন্টেশন পর্যালোচনা, ভাগ এবং প্রকাশ করার জন্য একটি সংযুক্তি বা অধিগ্রহণের পূর্বে যথাযথ পরিশ্রম প্রক্রিয়ার সময় ব্যবহার করা হয়।
Key
- ভার্চুয়াল ডেটা রুম, বা VDR, নথিগুলি সংরক্ষণ করার একটি নিরাপদ উপায় হিসাবে বিদ্যমান যা একাধিক ব্যক্তির একসাথে অ্যাক্সেসের প্রয়োজন।
- ভিডিআরগুলি সাধারণত ব্যবসার দ্বারা ব্যবহৃত হয় যখন তারা একত্রিত হয়, একটি প্রকল্পে কাজ করে, বা অন্য যৌথ উদ্যোগের জন্য শেয়ার করা ডেটা অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়।
- ভিডিআরগুলিকে ভৌত নথির চেয়ে বেশি সুরক্ষিত হিসাবে বিবেচনা করা হয় কারণ ট্রানজিটের সময় ক্ষতি হওয়ার বা দুর্ঘটনাক্রমে ধ্বংস হওয়ার কোনও ঝুঁকি নেই।
- সাধারণত, কপি করা, প্রিন্ট করা এবং ফরোয়ার্ড করার মত কাজগুলি VDR-এ করা হয়।
ডেটা রুম বৈশিষ্ট্য
একটি ভার্চুয়াল ডেটারুম প্রথমে কার্যকরী হতে হবে। এর মানে হল যে আপনাকে সফ্টওয়্যারটির নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যগুলি দেখতে হবে যে তারা কীভাবে আপনার প্রকল্পের উপকার করতে পারে। যেহেতু ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলি সাধারণত নথি সংরক্ষণ এবং বিনিময়ের জন্য ব্যবহৃত হয়, তাই মূল বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে:
- ফাইল ম্যানেজমেন্ট এবং সংগঠন: ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ আপলোডিং, স্বয়ংক্রিয় সূচীকরণ, বিন্যাস বহুমুখিতা
- নথি-স্তরের নিরাপত্তা: Granular permissions, dynamic watermarking, fence views
- বিস্তারিত ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা: ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস সুবিধা এবং ব্যক্তিগতকৃত বিজ্ঞপ্তি
- কার্যকলাপ রিপোর্টিং: বিস্তারিত কার্যকলাপ ট্রেসিং এবং অবহেলিত এলাকার স্বয়ংক্রিয় হাইলাইটিং
- ব্যবহারের সুবিধা: ওয়েব-ভিত্তিক অ্যাক্সেস, স্মার্টফোন অ্যাপস, বহুভাষিক ইন্টারফেস, একাধিক প্রকল্পের জন্য একক সাইন-অন
ভার্চুয়াল ডেটা রুম ব্যবহার (Use of virtual data rooms)
একত্রীকরণ এবং অধিগ্রহণ (M&A) পদ্ধতিগুলি ভিডিআর-এর সবচেয়ে সাধারণ ব্যবহার। এই রিপোজিটরিগুলি চুক্তি চূড়ান্ত করার সময় প্রয়োজনীয় যথাযথ পরিশ্রমের জন্য একটি জায়গা প্রদান করে। এই ব্যবসায়িক লেনদেনে প্রচুর পরিমাণে নথি রয়েছে, যার মধ্যে অনেকগুলি গোপনীয় এবং সংবেদনশীল তথ্য রয়েছে৷ একটি ভিডিআর ব্যবহার করা সমস্ত আগ্রহী পক্ষের জন্য একটি নিরাপদ এবং নির্ভরযোগ্য উপায় যা তারা আলোচনায় নিয়োজিত হওয়ার সময় নথিগুলি পর্যালোচনা এবং বিনিময় করতে পারে৷
বিল্ডিং নির্মাণের সময় এবং পরিষেবাগুলি অফার করার জন্য ব্যবসাগুলি প্রায়শই একে অপরের সাথে কাজ করে এবং পণ্য উত্পাদন করে। এই ব্যবসায়িক সম্পর্ক গঠন এবং বজায় রাখার জন্য চুক্তি এবং ঘন ঘন ডেটা প্রেরণের প্রয়োজন। ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলি এই চুক্তিগুলির সঞ্চয়ের জন্য সরবরাহ করে এবং ব্যবসায়িক অংশীদারিত্ব অব্যাহত রাখার জন্য প্রয়োজনীয় নথিগুলি সহজেই উপলব্ধ করে। উদাহরণ হিসেবে, একজন প্রকৌশলীর দ্বারা কাঠামোর ব্লুপ্রিন্টে করা পরিবর্তনগুলি প্রকল্পের সাথে জড়িত সমস্ত ঠিকাদারদের কাছে অবিলম্বে উপলব্ধ।
কোম্পানির অভ্যাস, সম্মতি এবং অ্যাকাউন্টের অডিটিং সব ব্যবসায় একটি সাধারণ অভ্যাস। এই প্রক্রিয়াটি প্রায়শই একটি সমস্যা কারণ কর্মীদের অবশ্যই বাহ্যিক নিয়ন্ত্রক এবং সামঞ্জস্যকারীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। এছাড়াও, আজ অনেক কোম্পানির অফিস রয়েছে দূরবর্তী অবস্থানে এবং বিশ্বজুড়ে বিভিন্ন অঞ্চলে।
একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুমের ব্যবহার অ্যাটর্নি, হিসাবরক্ষক, অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক নিয়ন্ত্রক এবং অন্যান্য আগ্রহী পক্ষগুলির অ্যাক্সেসের একটি কেন্দ্রীভূত পয়েন্টের অনুমতি দেয়। একটি কেন্দ্রীয় সিস্টেম প্রদান ত্রুটি এবং সময় হ্রাস, এছাড়াও, এটি যোগাযোগের স্বচ্ছতার জন্য প্রদান করে। নিরীক্ষার ধরণের উপর নির্ভর করে, অ্যাক্সেসের স্তর এবং কর্তৃত্ব পরিবর্তিত হয়।
একটি প্রাথমিক পাবলিক অফার (আইপিও) করা একটি কঠিন কাজ যার জন্য একটি অকল্পনীয় পরিমাণ কাগজপত্র প্রয়োজন। অডিটের মতো, স্বচ্ছতা অপরিহার্য। কোম্পানীগুলিকে অবশ্যই প্রচুর পরিমাণে নথি তৈরি, বিনিময়, বজায় রাখা এবং পরিচালনা করতে হবে। লেনদেনের প্রকৃতির কারণে, বেশিরভাগ ব্যবহারকারীর সীমাবদ্ধ অ্যাক্সেস থাকবে, যেমন “শুধুমাত্র দেখুন”। কপি, ফরোয়ার্ড বা প্রিন্ট করার ক্ষমতা নিষিদ্ধ হতে পারে।
একটি VDR এর বিকল্প
যদিও ভার্চুয়াল ডেটা রুম অনেক সুবিধা প্রদান করে, তা প্রতিটি শিল্পের জন্য উপযুক্ত নয়। উদাহরণস্বরূপ, কিছু সরকার তথ্যের অত্যন্ত গোপনীয় আদান-প্রদানের জন্য ভৌত ডেটা রুম ব্যবহার চালিয়ে যেতে নির্বাচন করতে পারে। সম্ভাব্য সাইবার-আক্রমণ এবং ডেটা লঙ্ঘনের ক্ষতি ভার্চুয়াল ডেটা রুম দ্বারা প্রদত্ত সুবিধার চেয়ে বেশি। এই ধরনের ঘটনার ফলাফল বিপর্যয়কর হতে পারে যদি হুমকিকারী পক্ষগুলি শ্রেণীবদ্ধ তথ্য অ্যাক্সেস করে। এই ক্ষেত্রে, একটি ভিডিআর ব্যবহার বিবেচনা করা হবে না।
2024 সালে শীর্ষ 10 ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রদানকারী (Top 10 Virtual Data Room Providers in 2024)
1. iDeals
iDeals ডেটা রুম জটিল লেনদেন প্রক্রিয়াকরণ এবং প্রতিদিনের ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি সুসজ্জিত, উদ্ভাবনী সমাধান। বিনিয়োগ ব্যাংকিং, রিয়েল এস্টেট এবং সরকার সহ সমস্ত সেক্টর জুড়ে ছোট, মাঝারি এবং এন্টারপ্রাইজ-স্তরের কোম্পানি এবং সংস্থাগুলির জন্য iDeals একটি উপযুক্ত পছন্দ। iDeals ভার্চুয়াল ডেটা রুম M&A, বোর্ড যোগাযোগ, তহবিল সংগ্রহ এবং আরও অনেক কিছুর জন্য প্রয়োজনীয় সর্বোচ্চ-গ্রেডের নিরাপত্তা ব্যবস্থা এবং উপকরণ সরবরাহ করে।
2. Ethosdata
EthosData সরলীকৃত ডিল নেভিগেশন এবং নিরাপদ ডকুমেন্ট স্টোরেজের জন্য একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম সমাধান। EthosData কার্যপ্রবাহকে স্ট্রিমলাইন করার জন্য, সংবেদনশীল ডেটা সুরক্ষিত করার জন্য এবং প্রযুক্তিগত সীমাবদ্ধতা ছাড়াই প্রকল্পগুলিতে সহযোগিতা করার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয় উপকরণ সরবরাহ করে। EthosData-এর টুলসেট ক্ষুদ্র ও মাঝারি সংস্থাগুলির জন্য সবচেয়ে উপকারী যেগুলি আর্থিক, আইনী এবং উপদেষ্টা খাতে এমএন্ডএ, আইপিও, এবং সম্পদ বিক্রয়ের মধ্য দিয়ে যাচ্ছে বা সহায়তা করছে৷
3. Intralinks
ইন্ট্রালিঙ্কস হাই-প্রোফাইল ডেটা হ্যান্ডলিং এবং সহযোগিতার জন্য কার্যকরী সফ্টওয়্যার সরবরাহ করে। Intralinks ডেটা রুম সফল ডিল প্রক্রিয়াকরণের জন্য দ্রুত সেটআপ, উন্নত স্বচ্ছতা এবং স্বয়ংক্রিয় অন্তর্দৃষ্টি সক্ষম করে। Intralinks টুলসেট হল মাঝারি এবং বড় কোম্পানিগুলির জন্য আইনী, শক্তি এবং জ্বালানি, জীবন বিজ্ঞান এবং উচ্চ-প্রযুক্তি শিল্পের জন্য সবচেয়ে উপকারী যেগুলি M&A, পুনর্গঠন, তহবিল সংগ্রহ এবং অন্যান্য জটিল লেনদেন করে।
4. Ansarada
Ansarada ডেটা রুম হল M&A ডিল অর্গানাইজেশন এবং প্রসেসিং, বোর্ড ম্যানেজমেন্ট, পোর্টফোলিও স্ট্র্যাটেজিজিং এবং আরও অনেক কিছুর জন্য একটি সরল সমাধান। Ansarada সমস্ত ব্যবহারকারীদের জন্য একটি আরামদায়ক এবং সম্পদপূর্ণ অভিজ্ঞতার সুবিধার্থে AI বিশ্লেষণ এবং শীর্ষ-গ্রেড নিরাপত্তা নিয়োগ করে। আনসারদা অর্থ, রিয়েল এস্টেট, খনি, জ্বালানি, ভোক্তা খুচরা এবং স্বাস্থ্যসেবা সহ অনেক সেক্টর জুড়ে কোম্পানিকে সমর্থন করে।
5. Datasite
ডেটাসাইট ডেটা রুম হল একটি M&A লেনদেনের প্রতিটি পর্যায়ে সফলভাবে প্রক্রিয়াকরণের জন্য একটি সম্পূর্ণ সজ্জিত সমাধান, গবেষণা এবং বিপণন থেকে শুরু করে একত্রীকরণ-পরবর্তী একীভূতকরণ পর্যন্ত। ডেটাসাইট দীর্ঘমেয়াদী সহযোগিতামূলক প্রক্রিয়ার সময় সংবেদনশীল ফাইল সংরক্ষণ, সংগঠিত এবং সুরক্ষিত করার জন্য একটি উপযোগী টুলসেট সরবরাহ করে। ডেটাসাইট কর্পোরেট উন্নয়ন, আইনি, বিনিয়োগ ব্যাঙ্কিং এবং প্রাইভেট ইক্যুইটি সেক্টরে বড় প্রতিষ্ঠান এবং উদ্যোগের জন্য উপযুক্ত।
6. Box File Sharing
বক্স ভার্চুয়াল ডেটা রুম একটি ফাইল-এক্সচেঞ্জ প্ল্যাটফর্ম থেকে বিকশিত নিরাপদ সহযোগিতার জন্য একটি সরল সমাধান। একটি সংক্ষিপ্ত ইন্টারফেস এবং তৃতীয় পক্ষের একীকরণের বিস্তৃত বর্ণালী সহ বক্স ব্যবহারকারীদের সুবিধা দেয়। বক্স শিক্ষা, সরকার, স্বাস্থ্যসেবা, খুচরা, আতিথেয়তা এবং আর্থিক খাতের পাশাপাশি অলাভজনক সংস্থাগুলিতে ছোট এবং মাঝারি কোম্পানিগুলিতে প্রয়োজনীয় ডেটা রুম ক্ষমতা সরবরাহের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে।
7. HighQ
HighQ ডেটা রুম হল একটি প্ল্যাটফর্ম যা থমসন রয়টার্স দ্বারা অধিগ্রহণ করা হয়েছে, বুটিক ফার্ম থেকে শুরু করে কর্পোরেট এবং সরকারী আইনি বিভাগ পর্যন্ত বিভিন্ন মাপের আইনি সংস্থাকে সমর্থন করার জন্য। HighQ আইনী শিল্পের চাহিদার সাথে সম্মতিতে সমস্ত সরঞ্জাম এবং প্রক্রিয়া সরবরাহ করে, যার মধ্যে রয়েছে পরিশীলিত নিরাপত্তা এবং পুনরাবৃত্তিমূলক লেনদেনের জন্য ওয়ার্কফ্লো টেমপ্লেটিং। HighQ হল একটি কার্যকরী সমাধান যে আইন সংস্থাগুলি তাদের ক্রিয়াকলাপগুলিকে সুগম করতে চায়৷
8. Confiex
কনফিএক্স ডেটা রুম একটি বেসিক টুলসেট এবং প্রয়োজনীয় ওয়ার্কফ্লো মেকানিজম অফার করে নিরাপদ ডেটা পরিচালনার জন্য একটি সরলীকৃত পদ্ধতি প্রদান করে। প্রদানকারী প্রাথমিকভাবে আর্থিক, পরিবহন এবং শক্তি সেক্টরে মাঝারি এবং বড় মাপের ভারতীয় কোম্পানিগুলির সাথে কাজ করে। কনফিক্স সলিউশনের মধ্যে রয়েছে M&A ডিউ ডিলিজেন্স, কর্পোরেট রিপোজিটরি, আইপিও, দেউলিয়া, আইনি প্রক্রিয়া এবং অডিটের জন্য উপকরণ।
9. Citrix
Citrix ভার্চুয়াল ডেটা রুম Citrix এর শেয়ারফাইল অধিগ্রহণের একটি পণ্য। প্ল্যাটফর্মটি আইটি প্রশাসন, বিক্রয়, বিপণন এবং এইচআর-এর জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা রুম বৈশিষ্ট্যগুলির সমন্বয়ে একটি ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেস সরবরাহ করে। Citrix ডেটা রুম প্রাথমিকভাবে একটি ক্লায়েন্ট পোর্টাল এবং নিরাপদ ডিজিটাল ডেটা স্টোরেজ হিসাবে ব্যবহৃত হয়। Citrix অ্যাকাউন্টিং, স্বাস্থ্যসেবা, ফিনান্স এবং আইনি খাতে ছোট এবং মাঝারি সংস্থাগুলিকে সর্বাধিক মূল্য প্রদান করে।
10. Stockholding DMS
Stockholding DMS ডকুমেন্ট এবং ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজমেন্টের জন্য পণ্যের একটি লাইন অফার করে যা ভার্চুয়াল ডেটা রুম ক্ষমতার সাথে একত্রিত হয়। স্টকহোল্ডিং স্বল্প এবং দীর্ঘমেয়াদী প্রকল্প পরিচালনা এবং দৈনন্দিন ক্রিয়াকলাপগুলির জন্য একটি প্রাথমিক সরঞ্জাম এবং সমাধান সরবরাহ করে। বিভিন্ন সেক্টরে ছোট এবং মাঝারি কোম্পানিগুলি M&A লেনদেন, IPO এবং তহবিল সংগ্রহের জন্য স্টকহোল্ডিংয়ের কার্যকারিতা নিয়োগ করতে পারে।
আরো পড়ুন: মেটাভার্স কি: যা ইন্টারনেটের ভার্চুয়াল জগতকে বদলে দেবে?
India’s virtual data room market
প্রথমে, আসুন ভার্চুয়াল ডেটারুমের ইতিহাস সংক্ষিপ্ত করি। গতানুগতিক, অর্থাৎ, শারীরিক, ডেটা রুমগুলি 19 শতক থেকে ব্যবসায়িক পরিষেবা প্রদান করেছে। তারা গোপন নথি সংরক্ষণ এবং বিনিময় জন্য একটি স্থান প্রদান।
একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম হল একটি ব্যবসায়িক টুল যা কোম্পানিগুলিকে নিরাপদ, সংগঠিত, আপডেট এবং সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখার জন্য একটি নিরাপদ অনলাইন সংগ্রহস্থলে কর্পোরেট নথি আপলোড করতে দেয়৷ এটি একটি ডিজিটাল কর্মক্ষেত্র যা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়াগুলিকে সহজ করে এবং ত্বরান্বিত করে এবং টিমওয়ার্ককে উন্নত করে।
ভার্চুয়াল ডেটা রুমের ধারণাটি 1980 এর দশকের শেষের দিকে কার্যকর হয়েছিল এবং এটি ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের প্রতিনিধিত্ব করে যা কোম্পানিগুলিকে কর্পোরেট যথাযথ পরিশ্রম করতে সহায়তা করে। দুই দশকেরও কম সময়ে, ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলি অনলাইন রিপোজিটরি, সহযোগিতার প্ল্যাটফর্ম এবং ডিজিটাল বোর্ডরুম হিসাবে কাজ করার মাধ্যমে অনেকগুলি কুলুঙ্গি ছড়িয়েছে।
ভারতীয় অর্থনীতির উত্থান শুরু হওয়ার সাথে সাথে স্থানীয় ডিজিটাল স্পেস দ্রুত খাপ খাইয়ে নেয়, অনেক শিল্পের কোম্পানিতে ভার্চুয়াল ডেটা রুম চালু করে। ভারতীয় বাজারের জন্য সবচেয়ে সাধারণ ভার্চুয়াল ডেটারুম ব্যবহারের ক্ষেত্রে আন্তর্জাতিক একীভূতকরণ এবং অধিগ্রহণ (M&A), কর্পোরেট ডিউ ডিলিজেন্স এবং রিয়েল এস্টেট ব্যবস্থাপনা অন্তর্ভুক্ত।
দ্রুত বিকশিত অর্থনীতির পাশাপাশি, ভারতের জনসংখ্যার একটি বড় অংশ অত্যন্ত প্রযুক্তি-চালিত। এখানে কয়েকটি দ্রুত তথ্য রয়েছে:
- 2021 সাল পর্যন্ত 560 মিলিয়নেরও বেশি ইন্টারনেট ব্যবহারকারী সহ ভারত বিশ্বব্যাপী দ্বিতীয় বৃহত্তম অনলাইন বাজার।
- ডিজিটাল ইন্ডিয়া সরকারের পরিকল্পনাটি 1990-এর দশকের মাঝামাঝি সময়ে জাতীয়ভাবে ই-গভর্নেন্সকে সক্ষম ও ক্ষমতায়নের উদ্দেশ্যে শুরু হয়েছিল।
- ভারতের পাবলিক ক্লাউড পরিষেবার বাজার 22.2% এর চক্রবৃদ্ধি বার্ষিক বৃদ্ধির হারে (CAGR) 2024 সালের মধ্যে $7.4 বিলিয়ন পৌঁছবে বলে আশা করা হচ্ছে।
যাইহোক, এমনকি প্রযুক্তিগত বৃদ্ধির সাথেও, ভারতে এখনও জাতীয় ভিত্তিক ভার্চুয়াল ডেটা রুম সরবরাহকারীদের অভাব রয়েছে। এটি স্থানীয় উদ্যোক্তাদের ভারতীয় বাজারকে সামঞ্জস্য করতে সক্ষম বিশ্বব্যাপী ডেটা রুম কোম্পানিগুলি খোঁজার জন্য প্ররোচিত করেছিল।
কিভাবে ডেটা রুম প্রদানকারীদের তুলনা করা যায় (How to compare data room providers)
ভারতীয় ডেটা রুম পরিষেবা প্রদানকারীরা যখন গতি অর্জন করছে, আন্তর্জাতিক বাজার বিকল্পগুলির সাথে উপচে পড়ছে। এই ধরনের প্রাচুর্য উপলব্ধ সমাধান নেভিগেট করা এবং আপনার ক্ষেত্রে সবচেয়ে উপযুক্ত নির্বাচন করা বরং কঠিন করে তুলেছে। একটি সংগঠিত এবং উত্পাদনশীল ভার্চুয়াল ডেটা রুম তুলনার জন্য, নিম্নলিখিতগুলি বিবেচনা করুন:
- ডেটা রুম বৈশিষ্ট্য
- ভার্চুয়াল ডেটা রুম নিরাপত্তা
- ডাটা রুম টুলস
- ভার্চুয়াল ডেটা রুমের দাম
ভার্চুয়াল ডেটা রুমের দাম (Virtual data room prices)
কার্যকরী এবং সহজে ব্যবহার করা ছাড়াও, ভার্চুয়াল ডেটা রুমটি আপনার বাজেটের মধ্যেও ফিট করতে হবে। আপনি যদি ডেটা রুমগুলিতে নতুন হন, ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রদানকারীরা যে বিভিন্ন মূল্যের পদ্ধতি গ্রহণ করে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ:
- প্রতি পৃষ্ঠা বা নথি প্রতি (Per page or per document)
- প্রতি জিবি (Per GB)
- ব্যবহারকারী প্রতি (Per user)
- ফ্ল্যাট ফি (Flat fee)
প্রতি-পৃষ্ঠা মডেলটিকে সবচেয়ে কম জনপ্রিয় হিসাবে বিবেচনা করা হয় কারণ বড় লেনদেনের নথির সংখ্যা বেশ বিস্তৃত হতে পারে এবং দাম $100,000 এর বেশি হতে পারে। পরিবর্তে, GB এবং ব্যবহারকারী-ভিত্তিক ফি কাঠামো ছোট কোম্পানিগুলির জন্য ভাল কাজ করে যেগুলির জন্য খুব বেশি ডিজিটাল ক্ষমতার প্রয়োজন হয় না।
ডেটা রুম মূল্য নির্ধারণের জন্য ফিক্সড-ফি পদ্ধতিটি সমস্ত আকারের কোম্পানিগুলির জন্য সবচেয়ে স্বচ্ছ। প্রদানকারী এবং তারা যে পরিষেবাগুলি অফার করে তার উপর নির্ভর করে, খরচ প্রতি মাসে প্রায় $200 থেকে $4,000-5,000 পর্যন্ত হতে পারে। এবং আবার, সঠিক পছন্দ করার জন্য সবচেয়ে কার্যকরী কৌশল হল আপনার কোম্পানির নির্দিষ্ট চাহিদা এবং পছন্দগুলিকে সংজ্ঞায়িত করা।
একটি ভাল ভার্চুয়াল ডেটা রুম কি তৈরি করে (What makes up a good virtual data room)
ভিডিআর বাজার বেশ কয়েকটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম সমাধান সরবরাহ করে। তাহলে একজন ভালো ডেটা রুম প্রদানকারীর কাছে আপনার কী আশা করা উচিত? এগুলি হল সেরা ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলির মূল দিকগুলি:
- ব্যবহারকারী বান্ধব ইন্টারফেস। ডেটা রুম সফ্টওয়্যার সার্ফ করা যত সহজ, সম্ভাব্য ব্যবহারকারীদের মধ্যে এই জাতীয় পণ্যের আগ্রহ তত বেশি হবে। স্পষ্ট এবং ল্যাগ-মুক্ত ইন্টারফেস সহ ভার্চুয়াল ডেটা রুম যা সেট আপ করা সহজ আরও বিশ্বাস অর্জন করে এবং কোম্পানিগুলিকে আরও দক্ষতার সাথে তৃতীয় পক্ষের সাথে সহযোগিতা করতে সহায়তা করে।
- নিরাপদ নথি ভাগাভাগি এবং সংরক্ষণের জন্য বৈশিষ্ট্য. এর মধ্যে রয়েছে বিভিন্ন পরিষেবা যা আপনার ডেটার নিরাপত্তা সক্ষম করে। কিছু সাধারণ বৈশিষ্ট্য হল বেড়া ভিউ, ডিজিটাল ওয়াটারমার্ক, রিমোট শেড, এনক্রিপ্ট করা আর্কাইভ, মাল্টি ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণ, ইত্যাদি। অনেক প্রদানকারী রিডাকশনও অফার করে, যা সমস্ত ব্যক্তিগতভাবে শনাক্তযোগ্য এবং সংবেদনশীল তথ্যের অ্যাক্সেসের নির্দিষ্ট সীমাবদ্ধতার অনুমতি দেয়।
- সহযোগিতার সরঞ্জাম। যোগাযোগের জন্য অন্তর্নির্মিত মডিউল সহ অনলাইন ডেটা রুম প্রদানকারী অনেক ভার্চুয়াল ডেটা রুমের জন্য একটি জনপ্রিয় সিদ্ধান্ত। এই ধরনের বৈশিষ্ট্যগুলি বিশেষভাবে সেই কোম্পানিগুলির জন্য উপযোগী যেগুলি যথাযথ পরিশ্রমের প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যায় কারণ সমস্ত উদীয়মান সমস্যাগুলি ভার্চুয়াল ডেটা রুম ছাড়াই একটি হাওয়ায় সমাধান করা যেতে পারে৷
- অ্যাক্সেস সেটিংস। একটি উন্নত ভার্চুয়াল ডেটা রুম অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে নিয়ন্ত্রণ করতে দেয় যে কে স্থানটিতে প্রবেশ করতে পারে, অনুমোদিত ব্যবহারকারী হতে পারে, বা ফাইল আপলোড করতে পারে এবং প্রয়োজনে নির্দিষ্ট ফাইলগুলিতে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করতে পারে।
- ডেটা রুম কার্যকলাপ নিরীক্ষণ করার ক্ষমতা. একটি ভাল ডেটা রুম প্রদানকারী প্রশাসকদের ট্র্যাক করতে সক্ষম করে কে কী দেখে এবং কতক্ষণ ধরে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কিছু ফাইলের প্রতি সম্ভাব্য বিনিয়োগকারীদের বিশেষ মনোযোগ লক্ষ্য করেন তবে এটি একটি নির্দিষ্ট উদ্বেগের কথা বলতে পারে। জেনে আপনি সক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
- ইউজার ম্যানেজমেন্ট. ডেটা রুম ইন্ডাস্ট্রি হল ব্যবহারকারীদের তথ্যের স্তূপ সহজে অ্যাক্সেস দেওয়ার বিষয়ে। এবং অনায়াসে সংগঠন এখানে একটি চাবিকাঠি. ভার্চুয়াল ডেটা রুমের প্রশাসকরা সাধারণত বাল্ক আমন্ত্রণ, ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস সেটিংস, গ্রুপ সেটআপ, কাস্টম ইমেল বিজ্ঞপ্তি এবং আরও অনেক কিছুর মতো সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি থেকে উপকৃত হতে পারেন।
- অসামান্য সমর্থন. একটি ফিজিক্যাল ডেটা রুম এবং সমস্ত ভার্চুয়াল ডিল রুমের মধ্যে প্রধান পার্থক্য হল যে কোনও সমস্যা দেখা দিলে আপনি অনলাইনে আরও সাহায্য পেতে পারেন। জনপ্রিয় ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলি যোগাযোগের বিভিন্ন চ্যানেল দ্বারা সার্বক্ষণিক সহায়তা প্রদান করে: অনলাইন চ্যাট, ফোন বা ইমেল
- ফাইল সংগঠন। ঐতিহ্যগত ডেটা রুমের জন্য শুধুমাত্র নিরাপদ নথি ভাগাভাগিই গুরুত্বপূর্ণ নয়, যেভাবে সেই সমস্ত ফাইল সংরক্ষণ করা হয় এবং বিষয়গুলিও সংগঠিত হয়। একটি সহজ এবং স্বচ্ছ ডেটা রুম ব্যবস্থা ব্যবহারকারীর অভিজ্ঞতাকে সহজ করে তোলে।
- রিপোর্ট. ভার্চুয়াল ডেটা রুমের মধ্যে রিপোর্টিং বৈশিষ্ট্য অনেক ক্ষেত্রে সহায়ক – বিনিয়োগ ব্যাঙ্কিং থেকে টিমের সহযোগিতা পর্যন্ত। অ্যাক্টিভিটি রিপোর্ট প্রশাসকদের ব্যবহারকারীদের কর্মক্ষমতা বিশ্লেষণ, নথি অ্যাক্সেস নিরাপত্তা নিয়ন্ত্রণ, সামগ্রিক কৌশল সামঞ্জস্য করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে সক্ষম করে।
Top 3 data room use cases
উপরে উল্লিখিত হিসাবে, ভার্চুয়াল ডেটা রুম সফ্টওয়্যার একটি ছোট ফার্মের অভ্যন্তরীণ সহযোগিতা থেকে এন্টারপ্রাইজ-স্কেল একীভূতকরণ পর্যন্ত প্রায় যেকোনো প্রক্রিয়াকে স্ট্রিমলাইন করতে পারে। যাইহোক, ভার্চুয়াল ডেটা রুম বাজারকে সংজ্ঞায়িত এবং আকার দেয় এমন শীর্ষ তিনটি ব্যবহারের ক্ষেত্রে হল:
- M&A এবং যথাযথ অধ্যবসায়। প্রতি বছর একত্রীকরণ এবং অধিগ্রহণের সংখ্যা এবং মূল্য বৃদ্ধির সাথে, ভার্চুয়াল ডেটা রুমগুলি মসৃণ চুক্তি প্রক্রিয়াকরণের জন্য আরও প্রয়োজনীয় হয়ে উঠেছে। কিছু ডেটা রুম প্রদানকারী বিশেষভাবে M&A লেনদেনের উপর ফোকাস করে এবং প্রতিটি চুক্তি পর্যায়ের জন্য পরিষেবা এবং সরঞ্জাম অফার করে।
একটি সুগঠিত ডেটা রুম যথাযথ পরিশ্রমের পর্যায়ে সবচেয়ে বেশি মূল্য দেয়। সমস্ত পক্ষ কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রয়োজনীয় তথ্য সরবরাহ করতে এবং অ্যাক্সেস করতে পারে এবং তাই, দ্রুত, আরও বাস্তব সিদ্ধান্ত নিতে পারে।
- IPOs। এই প্রক্রিয়ায় হিসাবরক্ষক এবং আইনজীবী সহ বিভিন্ন বিশেষজ্ঞকে যুক্ত করা জনসাধারণের কাছে যাওয়ার জন্য একটি অনন্য চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করে। একটি ভার্চুয়াল ডেটারুম আপনাকে কেন্দ্রীভূত স্থানে সমস্ত প্রয়োজনীয় নথি সংগ্রহ করতে এবং স্বতন্ত্র ব্যবহারকারী অ্যাক্সেসের অনুমতিগুলি ক্যালিব্রেট করতে সহায়তা করতে পারে।
- বিনিয়োগ ব্যাংকিং। M&A এবং IPO ছাড়াও, ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা, কর্পোরেট গবেষণা, এবং পোর্টফোলিও ব্যবস্থাপনা সহ বেশ কয়েকটি সেক্টর বিনিয়োগ ব্যাঙ্কারদের দক্ষতা থেকে উপকৃত হতে পারে। ভার্চুয়াল ডেটা রুম বিনিয়োগ ব্যাঙ্কগুলিকে জবাবদিহিতা উন্নত করতে, সহযোগিতাকে অপ্টিমাইজ করতে এবং দ্রুত লেনদেন প্রক্রিয়া করতে সহায়তা করে।
আরো পড়ুন: এনক্রিপশন কি? এনক্রিপশন এবং ডিক্রিপশন মধ্যে পার্থক্য
Other cases:
বেশিরভাগ শিল্প তাদের ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য একটি ডেটা রুম প্রদানকারী ব্যবহার করে উপকৃত হতে পারে, যার মধ্যে রয়েছে:
- অর্থায়ন। আর্থিক শিল্প হল সবচেয়ে নিয়ন্ত্রিত ব্যবসায়িক অংশগুলির মধ্যে একটি। সমস্ত কাগজপত্র পরিচালনা এবং ট্র্যাক রাখতে, একটি ভার্চুয়াল ডেটারুম সফ্টওয়্যার ফাইলগুলি সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করার জন্য খুব সহায়ক।
- গবেষণা ও উন্নয়ন বিভাগ। নতুন উদ্ভাবন এবং পেটেন্ট বিকাশ করার সময়, একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম একটি নিরাপদ পরিবেশে ফাইলগুলি ভাগ করতে সহায়তা করে।
- তহবিল সংগ্রহ। দাতব্য এবং অলাভজনক সংস্থাগুলি এই নিরাপদ ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা থেকে উপকৃত হতে পারে। সম্ভাব্য বিনিয়োগকারীদের সাথে নথি বা অন্যান্য সম্পর্কিত তথ্য ভাগ করে নেওয়া একটি ডিজিটাল পরিবেশে নিরাপদে করা যেতে পারে।
- মেডিকেল কোম্পানি। চিকিৎসা প্রতিষ্ঠানগুলি নিয়মিত গোপনীয়, ব্যক্তিগত এবং সংবেদনশীল তথ্যের পাহাড় পরিচালনা এবং ভাগ করে। এই ডেটা, প্রায়ই ল্যাব ফলাফল বা মেডিকেল রেকর্ড আকারে, একটি ভার্চুয়াল ডেটা রুম ব্যবহার করে নিরাপদে পরিচালনা করা যেতে পারে।
ভার্চুয়াল ডেটা রুমে কী অন্তর্ভুক্ত করবেন?
ভার্চুয়াল ডেটা রুমে আপলোড করার জন্য ফাইলগুলি আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে। উদাহরণস্বরূপ, ইনভেস্টমেন্ট ব্যাঙ্কারদের জন্য প্রস্তুত নথিগুলির প্যাকেজ দলে সহযোগিতার উন্নতির জন্য ফাইলগুলির থেকে ব্যাপকভাবে পৃথক হবে৷ তবুও, আসুন ভার্চুয়াল ডিল রুমে ভাগ করার জন্য নথির কয়েকটি সাধারণ বিভাগ সংজ্ঞায়িত করি।
1. মৌলিক কর্পোরেট নথি
এখানে, আপনার সমস্ত কোম্পানি-সম্পর্কিত ফাইল যোগ করা উচিত। এই ক্ষেত্রে:
- ব্যবসার অনুমতি
- সহায়ক সংস্থার তালিকা এবং মালিকানার শতাংশ
- বর্তমান পরিচালক ও কর্মকর্তাদের তালিকা
- এখতিয়ারের তালিকা যেখানে কোম্পানি ব্যবসা করতে পারে
- ফ্র্যাঞ্চাইজের বিবরণ (যদি থাকে)
2. আর্থিক এবং কর
আপনার কোম্পানির আর্থিক সম্পর্কে সবকিছু যোগ করা উচিত। কয়েকটি উদাহরণ:
- ঋণ নোট
- অ্যাকাউন্ট প্রদেয় সময়সূচী
- নিরীক্ষকদের চিঠি
- মাসিক এবং ত্রৈমাসিক আর্থিক
- মূলধন ইজারা
- নগদ প্রবাহ সম্পর্কে তথ্য
- মূল্য নীতি
3. মূলধন
যেমন নথি যোগ করার চিন্তা করুন:
- শেয়ারহোল্ডার তালিকা
- ভোট চুক্তি
- নিবন্ধন এবং পরিচালনার অধিকার চুক্তি
- ক্রয়-বিক্রয় চুক্তি
- স্টক সার্টিফিকেট
4. নিরাপত্তা
এই বিভাগের নথিতে নিরাপত্তা-সম্পর্কিত সবকিছু অন্তর্ভুক্ত রয়েছে: প্রক্সি থেকে নিরাপত্তা আইন পারমিট পর্যন্ত।
5. বাজারজাতকরণ উপাদানসমূহ
আপনার কোম্পানির বিপণন এবং পিআর প্রয়োজনের জন্য কী ব্যবহার করা হয়? আপলোড করার জন্য কিছু সম্ভাব্য নথি হল:
- গ্রাহকদের তালিকা
- বিক্রয় পরিকল্পনা
- পণ্যের রাস্তার মানচিত্র
- শিল্প রিপোর্ট
- সাম্প্রতিক পণ্য প্রচারাভিযান
6. বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি
ভার্চুয়াল ডেটা রুমে কী যোগ করতে হবে তার কয়েকটি উদাহরণ হল:
- পেটেন্ট অ্যাপ্লিকেশন
- পেটেন্টের সারসংক্ষেপ
- সফটওয়্যার লাইসেন্স চুক্তি
- আইপি মামলার সারাংশ
- ট্রেডমার্ক
7. নির্মাতারা
এই বিভাগে বর্তমান প্রস্তুতকারক এবং সরবরাহকারীদের তালিকা, সেইসাথে উত্পাদন এবং সরবরাহকারী চুক্তি সম্পর্কে সমস্ত উপকরণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।
8. আইনি নথি
মোকদ্দমা, বীমা এবং লাইসেন্স সম্পর্কিত সমস্ত নোটও যুক্ত করা উচিত।
9. দল সম্পর্কে তথ্য
আপনার কর্মীদের সম্পর্কে ডেটা আপলোড করার কথা ভাবুন:
- তাদের বেতন, নিয়োগের তারিখ, অবস্থান ইত্যাদির তথ্য সহ সমস্ত কর্মচারীর তালিকা)
- বোনাস পরিকল্পনা
- কর্মসংস্থান চুক্তি
- বেনিফিট প্ল্যান সারাংশ
সেরা ভার্চুয়াল ডেটা রুম সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা
ভার্চুয়াল ডেটা রুম এখানে থাকার জন্য রয়েছে কারণ তারা ভারতীয় কোম্পানি এবং স্বতন্ত্র উদ্যোক্তাদের জন্য বিশ্বব্যাপী চুক্তির দিগন্ত বিস্তৃত করে। ডিল প্রসেসরদের জন্য সমস্ত উপলব্ধ পছন্দ সম্পর্কে সচেতন হওয়া এবং কোম্পানির চাহিদা মেটাতে সবচেয়ে উপযুক্ত ডেটা রুম প্রদানকারী বেছে নেওয়া গুরুত্বপূর্ণ।
ভাল খবর হল যে কোনো শিল্প এবং বাজেটের জন্য একাধিক প্রতিষ্ঠিত ভার্চুয়াল ডেটা রুম প্রদানকারী রয়েছে। উপযুক্ত বিকল্পগুলির তুলনা করতে এবং আপনার কৌশলগত দৃষ্টিভঙ্গির সাথে সারিবদ্ধ একটির সাথে যান।
iNFO বাংলা দেখার জন্য ধন্যবাদ